運営上の課題
Kabinは、京都市中心部にあるスタッフ常駐の5つのホテルで構成されています。合計216室ですが、各施設の規模は10室から86室までさまざまで、立地も分かれています。施設が小さくても、到着対応、客室アクセス、清掃、旅行者からの問い合わせ、日次レポートといった運営業務は変わりません。
各施設を別々に運営すれば、同じ事務作業を5回繰り返すことになります。小規模ホテルほど、その負担は収益に対して重くなります。必要だったのは、施設ごとの状況を把握しながら、ひとつのチームがクラスター全体を動かせる仕組みでした。
<strong>目指したのは、ホテルから人を減らすことではありません。人がやる必要のない仕事を減らすことでした。</strong>
Materiaで変わったこと
<strong>到着業務をひとつの流れに。</strong>予約情報、旅行者情報、チェックイン状況、入室案内を同じ運営基盤で管理。システム間で同じ情報を転記したり、施設ごとに到着リストを作り直したりする必要がなくなりました。
<strong>清掃をひとつのリアルタイムなタスク一覧に。</strong>チェックアウトと同時に清掃タスクが作成され、作業に合わせて客室ステータスが更新されます。5つの固定リストではなく、クラスター全体でひとつの最新情報を共有できます。
<strong>旅行者対応を適切な担当者へ。</strong>定型的な質問はデジタルで回答し、判断が必要な問い合わせは運営チームへ直接引き継ぎます。サービスを担う人は残し、反復的な引き継ぎだけを減らしました。
<strong>クラスター全体の実績を可視化。</strong>施設ごとの表計算や月末レポートを待たずに、各ホテルの状況を確認できます。
Materiaは、ホテルですでに使われているシステムの上に重なる運営基盤です。既存システムをすべて入れ替えるのではなく、その間にある業務をつなぎます。
クラスター運営の仕組み
約27名で5つのホテルをひとつのクラスターとして運営しています。各ホテルにはスタッフが常駐し、Materiaが施設ごとに発生していた反復的な調整業務を担います。これにより、同じチームで216室を運営できます。
最も分かりやすいのがフロント業務です。Kabinの運営チームは、Materiaを使った業務フローによって<strong>1日5-8時間</strong>を削減できていると見積もっています。その時間を、例外対応、旅行者のサポート、ホテル運営そのものに振り向けています。
この事例が示すこと
小規模ホテルでも、運営の複雑さまで小さくなるわけではありません。10室のホテルにも、86室のホテルと同じ基本業務があります。ポートフォリオ全体で業務を共有できれば、採算構造は変わります。
Materiaは、Kabinにその共通基盤を提供しました。少人数のチームが、反復作業を減らし、より正確な情報をもとに5つのホテルを運営しながら、Booking.com評価9.0を維持しています。
